Productividad y eficacia

«Con los sueños te inspiras, con las metas te guías y con los objetivos haces»

Productividad personal. ¿Que entraña esta expresión?. Alguna vez os habéis planteado como hacer mejor las cosas, como aprovechar mejor el tiempo, o simplemente, como organizar mejor vuestro trabajo y el día a día. Yo me hice esa pregunta, ya hará unos 10 años. Por casualidades que ocurren, un sábado, visitando un centro comercial con mi mujer, nos pasamos por la sección de libros, cosa que hacemos que bastante frecuencia, a dar un vistazo a las últimas publicaciones en las secciones favoritas de cada uno. Yo llevaba tiempo con cierta inquietud en relación a estos temas, como la productividad, la organización personal, etc y ese día comenzó mi pasión definitiva por todo este apasionante mundo. Y fue gracias a un libro que compré por pura intuición y que me introdujo de lleno, y hasta la fecha. El libro se titula «Gestiona mejor tu vida. Claves y hábitos para ser más productivo y eficaz» y el autor es Alberto Pena. Os dejo el enlace por si os interesara echarle un vistazo. De hecho muchas ideas y pautas que os dejaré en este nueva sección que comienzo hoy en mi blog, son sacados de sus post y de sus podcast que podrás encontrar en su blog Thinkwasabi, el cual sigo desde entonces.

Particularmente, a mi me ha ayudado mucho en mi formación personal y profesional, y sobre todo, en poder crear hábitos de trabajo que me ayuden a aprovechar al máximo cada día y a estar, cada vez más cerca, de mis metas personales.

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En este primer post vamos a hablar de la planificación semanal y de su importancia para una correcta gestión de todas aquellas tareas y actividades que gestionamos en nuestro día a día..

Con cualquier experto en productividad personal al que le preguntes aspectos importantes para una buena organización, siempre te dirá que una buena planificación es uno de los mas importantes y mas concretamente una buena planificación semanal. Esta planificación semanal se debe hacer desde dos puntos de vista.

1. Desde un punto de vista de evaluación y auto crítica
2. Y como una planificación y programación de tareas a realizar durante esa semana.

En las siguientes lineas encontrareis las recetas para conseguir una buena gestión personal y unos buenos resultados en tu productividad.

• Durante la planificación semanal se detectan las tareas claves. Esas tareas que por su importancia requieren de ti, que des lo mejor de ti mismo, y que te ayudan a alcanzar tus objetivos personales. El detectarlas por antelación te permite el poder situarlas en lo mejores momentos de la semana.
• El conocer el camino que tienes que recorrer te ayuda a poder transitar por él de manera más segura, sin caer en improvisaciones, y a prever las posibles dificultades.
• Al planificar la semana, pones sobre la mesa todas la tareas que tienes pendientes y esto te da la perspectiva suficiente para poder situarlas mejor a lo largo de la semana sin caer en improvisaciones y prisas de última hora.
• También te permite ver todo lo que has hecho en la última semana y que valores tu propio esfuerzo. La motivación mas natural y mas fuerte es la que te da el ver todo aquello que ya has conseguido.
• Esa planificación del viernes hace que empieces al 100% desde el minuto uno del lunes siguiente.

Pasos a seguir para hacer una buena planificación semanal

1. Desarrolla el habito de hacerlo. Tómalo como parte de tu semana de trabajo. La regularidad garantiza el buen funcionamiento del sistema. Debe considerarla como una tarea irrenunciable por lo que fija un momento en tu agenda para ello. No es algo para hacer si tienes tiempo, sino, que es algo que debes de hacer para hacer mejor el resto de las cosas.
2.  Elige un día y un momento. Por lo general el viernes aunque también hay personas que le dedican un rato el domingo por la tarde. Yo prefiero que sea el viernes y respetar todos los momentos de descanso.
3. Hazlo sin prisas ni atropellos.
4. Ten a mano tu bloc de tareas o aplicación y ves repasando cada tarea pendiente.

Divide este ejercicio de planificación en dos partes

1. Evaluación
   • Detente unos minutos y hecha la mirada atrás. Repasa cada día y cada tarea realizada. Piensa en problemas que pudieron surgir y pregúntate la causa. Sin castigarte, solo mira que ha ocurrido y piensa que vas ha hacer para que no vuelva a ocurrir o como lo vas a corregir. Es importante detectar lo fallos y poner remedio. Eso te ayudará a mejorar y ser mejor profesional.
   • Párate también a reconocer los logros obtenidos. Te ayudará a planificar y a mirar la semana próxima con optimismo.
2. Planificación
   • Retoma tu lista de tareas.
   • Localiza las tareas clave. Esas tareas que marcarán tu acción en la próxima semana y te ayudarán a obtener resultados.
   • Si tienes reuniones y puedes elegir el momento, fija  los días que mejor te vengan y siempre al final de la mañana o de la tarde. Evita los momentos en los que te puedan partir la mañana o la tarde y mermar tu productividad.
   • Detecta tareas pequeñas de menor importancia y situalas en momentos muertos o en momentos en los que por el cansancio puedas estar menos productivo.
   • Deja margen para los imprevistos. Siempre aparecen.
   • Piensa en alguna tarea que estas retrasando ya algún tiempo por el motivo que sea y ponle día y hora. Preferentemente en un momento que tu sepas, que estarás fresco y rendirás a 100%
   • Por último y más importante, marca un objetivo para la próxima semana. Algo que te sirve de rumbo y que a su vez sea una meta que te motive y te acerque a tus objetivos personales.

Si se es constante, los resultados llegan siempre y muy pronto.

Espero vuestros comentarios. Podéis suscribiros en la web recibir todos los post sobre este tema y otros que iremos abordando.

Hasta pronto.

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