”no ocupes tu mente en organizar, ocúpala mejor en crear y disfrutar”

Continuamos con la sería de publicaciones que estoy dedicando al método GTD de gestión de tareas. En el primer pos de esta serie, “GTD (Getting Things Done):método de estión de tareas” , hicimos una breve introducción al método. Hoy vamos intentar explicar, de una forma muy rápida, cual es el funcionamiento y los pasos a seguir para que puedas ponerlo en práctica.

Es posible que después de leer el post por primera vez te parezca algo complicado, pero te aseguro que no lo es, por ello te invito a que leas el post las veces que necesites y verás como, es cuestión de coger una serie de hábitos, que en realidad, no cuestan tanto el ponerlos en práctica. En poco tiempo te funcionará y veras todo lo que te aporta en tu actividad diaria.

De lo que estamos hablando es de un profundo cambio de tus hábitos de organización, donde desaparecen las listas al uso, donde colocamos nuestras tareas una detrás de otra, dando prioridad según el orden en que aparecen en dicha lista. Se trata de recorrer un camino con cuatro pasos que hay que seguir de forma estricta. Esto si que es fundamental, el respetar los cuatro pasos que vamos a ver a continuación para sacarle el máximo provecho al método GTD. Como verás, el método vale para tu trabajo y tu vida diaria sin ningún tipo de distinción.

Para ponerlo en practica, como te comente en el primer post, no es necesario la utilización de ninguna aplicación informática. Como veremos a continuación, cada uno puede realizar los distintos pasos de la forma que le resulte más cómoda, aunque como ya os dije,  debido a que el flujo de trabajo y de tareas se produce en el entorno online, el gestionar el método GTD en este mismo soporte facilita mucho su puesta en marcha y gestión diaria.

GTD. Los cuatro pasos fundamentales

Recopilar, procesar, organizar y revisar. Esos son los cuatro pasos fundamentales del método GTD, y vamos a verlos, uno por uno, ya que cada uno tiene su función bien definida.

1- Recopilar.

En este paso lo que vamos a hacer es capturar todas aquellas tareas, recordatorios y cosas para hacer que nos surgen a lo largo del día, y las vamos a ir depositando en una bandeja, carpeta , lugar, como quieras denominarlo, a la que vamos a llamar bandeja de entrada, inbox o como quieras. A mi particularmente me gusta llamarla inbox. Todo aquello que va surgiendo, sean ideas, tareas, las depositamos directamente en el inbox y no hacemos nada más. Esto es fundamental. Recopilamos y depositamos nuestras tareas en el inbox y las dejamos ahí. Posteriormente veremos que hacemos con cada una de ellas.

2- Procesar.

En este paso es el momento de sacar las cosas del inbox, y organizar cada una de estas tareas para posteriormente decidir que se hace con cada una. Para ello solo tenemos que coger cada una de ellas y respondernos a un simple pregunta. ¿Requiere acción o no requiere acción?.

  • Si requiere acción. En este caso tenemos que ver si es una tarea que tenemos que realizar nosotros o por el contrario la tiene que realizar otra persona. Si la tiene que realizar otra persona, se le comunica y si es algo que tenemos que hacer nosotros, se asigna a una carpeta que posteriormente veremos cuales son esas carpetas.
  • Si no requiere acción. Se archiva, si se quiere conservar la información o se elimina.

Es fundamental, a la hora de realizar este paso tener en cuenta la regla de los 2 minutos. ¿  Y que dice esta regla?.

  • En caso de tener una tarea que puedas hacer en unos 2 minutos aproximadamente, hazla en ese momento. Una llamada rápida, contestar un correo con un “ok” o un comentario rápido….. Toda aquella tarea que puedas hacer en ese momento y que no te lleva más de 2 minutos aproximadamente hazla y adelantaras una barbaridad a la hora de gestionar tus tareas.

Aunque te parezca que este paso pueda ser laborioso, con el tiempo, al igual que el resto de los pasos, lo harás de manera inmediata, en pocos segundos. Cogerás una tarea y rápidamente la delegarás, le asignarás un carpeta, la eliminarás o, simplemente, la harás en ese momento, en unos dos minutos. Y así con todas las tareas que tengas en el inbox en ese momento, hasta vaciarlo. Una vez hecho esto y teniendo procesado todas las tareas de inbox pasaremos al siguiente paso.

3- Organizar.

Vamos a ver que es eso de las carpetas. Todas nuestras tareas las vamos a tener organizadas en 4 carpetas.

  • Carpeta Próximo.- Aquí tendremos las tareas que tenemos que realizar próximamente, las prioritarias en el tiempo por su importancia, urgencia, relevancia, plazo, etc.
  • Carpeta Proyecto.- Son tareas que surgen dentro de un proyecto determinado, como realizar una pagina web, preparar una estrategia de lanzamiento para un cliente o simplemente las próximas vacaciones, etc.. no existe diferenciación entre lo profesional y lo personal.
  • Carpeta En Espera.- Son tareas que dependen de otra persona. Tareas que pertenecen a un proyecto pero que dependen de la intervención de otras personas, al igual, que las que hemos delegado en el paso anterior.
  • Algún día.- Son cosas que no tienen una prioridad muy alta, son cosas que tengo que hacer pero sin una fecha próxima o simplemente cosas que tengo que hacer y que se que en algún momento llegará el momento de hacerla y la cambiaré de carpeta.

4.- Revisar.

Este es el último paso, y para mí, junto al primero, los más importantes. Pero en particular este paso, revisar, considero que es la clave del éxito de este método.

Consiste en entrar de manera periódica en cada una de tus carpetas y chequear y revisar el estado de cada una de las cosas que tienes en ellas. Las carpetas no son estáticas. Las tareas van cambiando en el tiempo por lo que tienes que revisarlas con frecuencia e ir modificando y reasignando el estado de cada tarea y moviendo de una sitio a otro, cada una de ellas en función de como se va desarrollando tu día a día, tus proyectos, etc.

Como mínimo se debería hacer esta acción una vez al día. En mi caso, yo, realizo esta acción, dos veces al día. A primera hora y al terminar la jornada mientras preparo y programo el día siguiente. En este momento, también, es cuando organizo todas las tareas que he ido dejando en el inbox a lo largo del día. Tiene que ser un proceso muy ágil. Rápidamente debes de saber si una tarea a cambiado de estado y donde moverla.

Bueno. Hasta aquí este resumen de los cuatro pasos que conforman GTD. En un próximo post intentaré mostraros algún caso práctico de como funciona y como aplicarlo con alguna aplicación gratuita que existe.

Espero vuestros comentarios. Podéis suscribiros en la web y recibir todos los post sobre este tema y otros que iremos abordando.

Hasta pronto.

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Francisco Javier Martinez Navarro
Director y fundador de P&B Marketing 2020, donde nos dedicamos a ayudar a emprendedores y empresas a conseguir más visibilidad para sus proyectos online.
Nos gusta la formación y por eso hemos creado este blog con el tratar temas de marketing digital, SEO, marketing de contenidos, herramientas, productividad y todos aquellos contenidos que os puedan ser de ayuda.
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